Manuais/Comercial/Pedidos/Cadastro

1.Finalidade

A rotina de venda antecede o processo de emissão da Nota fiscal. Além da formalização da proposta, essa etapa registra todas as variáveis acordadas no ato da comercialização. O pedido de venda também é uma ponte para o processo da separação dos produtos, expedição e faturamento.

2. Parâmetro

O acesso ao parâmetro com as configurações do pedido se dá através do menu Ferramentas > Configuração de Parâmetros > Pedido

A aba Proposta possui quatro sub abas laterais: Restrições, Padrão, Impressão, Geral e E-mail.

2.1. Restrições

• • Estoque negativo:

• Permitir estoque negativo: se a opção estiver selecionada, fica permitido fazer pedidos e realizar a expedição sem possuir a quantidade em estoque (se o produto não possui controle de lote).
• Bloquear estoque negativo: não permite fazer pedidos sem ter a quantidade desejada em estoque.
• Baixar até zerar: permite que sejam realizados os pedidos sem ter a quantidade em estoque. A expedição é realizada apenas até zerar o estoque, ou seja, fará o pedido sem a quantidade, mas não conseguirá dar baixa na expedição e por consequência não irá faturá-lo antes de dar entrada com a quantidade solicitada na venda.

• • Cliente em débito:

• Liberar: marcando essa opção, será possível realizar a inclusão e gravação do pedido para cliente que possui débitos.
• Bloquear: não permite nem selecionar o cliente na inclusão de um pedido de venda.
• Solicitar senha: permite a seleção do cliente para geração de um cliente com débitos, porém, solicita uma senha e só o usuário que tem a permissão consegue fazer a liberação. A permissão é liberada em Ferramentas> Usuários> Permissões > Financeiro, como mostra imagem abaixo:

Caso o vendedor não tenha essa permissão, na gravação do pedido a situação passará para “Pendencia Financeira” e somente o usuário que tenha a permissão consegue liberar.

• • Liberação de Pendências:

Este campo mostra as diversas situações que o pedido pode ficar pendente e qual o tipo de liberação será necessário. Existem também duas opções abaixo:

• Liberar Cliente em Débito na Quitação do Contas a Receber: caso esteja selecionada, o pedido com pendência financeira por causa de cliente em débito só poderá ser liberado após a quitação do documento pendente do cliente.
• Liberar Pedido com Situação Cadastrado: habilitando esta opção, todo pedido realizado ficará com a situação “Cadastrado” e precisará de liberação para ficar disponível para expedição. Obs.: somente será habilitada se na aba geral, desse parâmetro, estiver marcada a opção “Efetivação”.

• • Documentação a ser verificada:

Campo destinado para informar os documentos que devem ser verificados (existência e/ou validade, no cadastro do produto), no momento da gravação do pedido.

• • Cliente inativo:

É considerado inativo, cliente que não efetua compras na empresa em determinada quantidade de dias e com esse parâmetro o usuário informa a quantidade de dias que para a empresa é considerada a inatividade, isso faz que ao realizar um pedido para o cliente inativo seja solicitada a senha para liberação do pedido. A permissão para liberação é definida por usuário (imagem abaixo):

E marcando a opção “Liberar p/ todos os vendedores’’, ao lado do filtro de dias, não será solicitada a permissão do usuário.

• • Controle de lote:

Neste campo poderá ser definido o bloqueio do lote vencido ou bloquear um lote x dias antes de seu vencimento. Também é possível definir um bloqueio de alteração de lote para seguintes clientes: Órgão Público, Órgão Privado e Outros.

• • Obs.: Estas informações são definidas no cadastro de cliente, na aba fiscal:

2.2. Padrão

Na aba padrão são definidas as informações padrões a serem preenchidas automaticamente no momento da inclusão do pedido de venda e devoluções:

2.3. Impressão

Aba destinada para definir as opções que virão marcadas automaticamente no momento da impressão.

2.4. Geral

Esta aba possui opções gerais, que permitem algumas flexibilizações nos pedidos. Suas funcionalidades podem ser vistas no manual de Parâmetros.

• • 2.5. E-mail

Nesta aba será configurado a forma de envio de e-mail, o formato e a identificação.

3. Tipos de Pedido

Para a geração de pedido é necessária a criação de um tipo de pedido em Tabelas > Comercial > Tipos de Pedido:

Na janela deve ser informado o nome (definido de acordo com a operação do pedido), o tipo de operação, se irá ou não movimentar o estoque e qual tipo de movimento (saída ou entrada) e quando ocorrerá a concretização do pedido.

• • Opções:

• Gerar Faturamento: quando marcada, automaticamente será gerado o faturamento (Contas a Receber).
• Solicitar Senha: define a obrigatoriedade de permissão para gravação deste tipo de pedido. Essa opção é sugerida para pedidos especial, como: Demonstração etc. A permissão é por usuário e a mesma é definida em Ferramentas > usuários > aba permissões > aba vendas> marcar Supervisor de vendas.
• Gerar comissão: marcada quando o pedido deve gerar comissão para o vendedor (a comissão normalmente é gerada na rotina que gera o faturamento).
• Destacar ST no pedido: a seleção dessa opção, faz com que o pedido tenha o destaque do imposto (o mesmo é calculado de acordo com a parametrização fiscal do produto)
• Parâmetro Fiscal Obrigatório: uma vez selecionada, valida a informação fiscal dos produtos (definida no cadastro). Caso o item não esteja com os dados fiscais preenchidos corretamente será apresentada a seguinte mensagem:

• Força de vendas: disponibiliza o tipo de pedido para vendas através de dispositivo mobile.

4. Geração do pedido

Para cadastro de um pedido de venda acesse o menu Comercial> Pedidos, como na imagem abaixo:

Para criar um pedido novo deve-se clicar em INCLUIR e preencher os campos.

• Tipo de pedido: Como mostrado anteriormente nos outros tópicos, neste campo deve ser informado o tipo de pedido referente à operação do pedido.
• Cliente: campo para informar o cliente que está realizando a compra.
• Vendedor: responsável pela venda.
• Condição de pagamento: definição dos prazos de faturamento.
• Atendente: Será informado quem fez o atendimento ao cliente.
• Forma de cobrança: Qual forma será o pagamento (ex.: dinheiro, cartão, boleto etc.).
• Lista: Mecanismo utilizado para diferenciar o preço do produto para cada cliente.

A lista de preços dos produtos altera o preço de venda do item aplicando um desconto ou acréscimo. Esta lista pode ser selecionada manualmente ou definida no cadastro do cliente para ser buscada automaticamente na inclusão do cliente.

Após o preenchimento das informações a cima, em “Dados dos Produtos” serão incluídos os produtos para venda.

Para incluir um item no campo, deve-se clicar em código e após no ícone (ou apertar a tecla F2 do teclado) que irá abrir a janela de pesquisa com os produtos cadastrados e informações de estoque e preço.

Caso haja mais itens para a inclusão, aperte a tecla da seta para baixo que será adicionado uma nova linha para incluir um novo produto.

4.1. Aba Serviço

Aba destinada a inclusão de serviços que serão prestados.

4.2. Aba Logística

Aba destinada ao preenchimento das informações de entrega do produto, frete, endereço (caso seja diferente do endereço principal), quantidade de volume, entre outros.

4.3. Aba Simulação do Pagamento

Quando o faturamento não é gerado no pedido, a aba apresenta apenas informações de como será gerado o documento a receber (de acordo com a condição de pagamento) quando for gerada a nota.

4.4. Aba Observações

• • Observação da Expedição: as informações registradas nesse campo irão aparecer tanto na impressão do pedido no modo separação, quanto na expedição.

• • Observação: informações internas do pedido. Apenas quem acessá-lo terá acesso a ela.

• • Observação da Nota Fiscal: tudo registrado nesse campo será transcrito para as informações complementares da NF-e.

4.5. Aba Follow-up (Acomp.)

Registra um histórico das ações realizadas na proposta.

5. Menu Pop-Up

Na aba cadastro, clicando com o botão direito existe o menu pop-up:

• Dados Cliente: mostra todas as informações do cliente de forma resumida.
• Análise de Crédito: apresenta o histórico de faturamento do cliente, se possui parcelas vencidas, a vencer, saldo de crédito, entre outros
• Buscar proposta: Esta opção torna possível a geração de um pedido buscando os dados de uma proposta de venda automaticamente.

Ao clicar, o sistema mostrar uma nova janela:

Nesta janela será possível fazer a busca de uma proposta feita clicando no ícone da “mãozinha amarela” e o sistema listará todas as propostas feitas. Após selecionar a proposta no campo a baixo listará os produtos e clicando em “OK” será carregado todas as informações para o pedido.

• Análise de Lucratividade: mostra cálculo de lucratividade daquela venda, baseada no custo do produto e valor de venda (o cálculo mais fidedigno da lucratividade se dá utilizando os fatores de custo e precificação. Vide manual).

• Previsão de Impostos: informa previamente os impostos de cada item e seu valor total.

• Notas (s) Fiscal(is) Emitidas: mostra todas as notas que foram emitidas através daquele pedido.
• Comissão: se o a comissão for gerada no pedido, esse menu mostra o valor de tal.
• E-mail(s) enviado(s): mantêm o histórico do envio daquele pedido por e-mail.
• Nº Autorização Pagto. Com Cartão: permite ver o número de autorização de pagamento daquele pedido, quando realizado por cartão.
• Confirmar: muda a situação do pedido para confirmado, o que faz o mesmo ficar visível na expedição para baixa.
• Cancelar: cancela o pedido e o torna inutilizável.
• Liberar Financeiro: quando o pedido fica com alguma pendência financeira, o usuário que tem acesso a esse menu e permissão, libera através desse menu.
• Liberar Documentação: quando o pedido fica com alguma pendência por causa de documentação, o usuário que tem acesso a esse menu e permissão, libera através desse menu.
• Liberar Negociação: quando o pedido fica com alguma pendência comercial, o usuário que tem acesso a esse menu e permissão, libera através desse menu.
• Concretizar: concretiza aquele pedido e o mesmo não fica mais disponível para geração de NF-e.
• Alterar p/ Confirmado: volta a situação do pedido para confirmado quase esteja concretizado.
• Gerar Nota Fiscal: usando esse menu, gera-se a nota automaticamente, após deve-se apenas ir no menu da nota fiscal e transmiti-la. Lembrando que para utilizar a ferramenta a baixa na expedição têm que ter sido realizada ou a disponibilização dos pedidos definida nos parâmetros permita gerar a NF-e sem baixa.

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