Manuais/Emissão NF/Emissão e Transmissão

1. Finalidade

Orientar o usuário de como emitir e transmitir, através do SupraMais, uma NF-e (Nota Fiscal eletrônica) para SEFAZ.

2. Parâmetros

O acesso aos parâmetros com configurações pertinentes a emissão de uma nota fiscal se dá através do menu Ferramentas> Configuração de Parâmetros> Emissão Nota Fiscal:

E as sub abas laterais referentes a NF-e: Geral, Gerar, NF-e, Padrão e Email.

2.1. Geral

• • Opções:

• Data de saída: a data de saída será preenchida automaticamente na emissão da NF-e.
• Desconto/Acréscimo condicional: função descontinuada, foi passada para a aba NF-e. O desconto condicional não abate o cálculo dos impostos da NF-e.
• Soma ICMS retido – Outras despesas: destaca o ICMS retido na compra no campo de outras despesas. Configuração utilizada em distribuidores Farma de MG, uma maneira de repassar o valor da ST para o cliente de forma separada.
• Fornecedores: se selecionado, disponibiliza os cadastros de fornecedores para emissão de NF-e.
• Pedido obrigatório: obriga que toda emissão de nota seja feita através de pedido.
• Parametrização por estado e tipo de nota: marcação obrigatória para emissão de NF-e desde 2019. Habilita a configuração fiscal para emissão de NF-e no cadastro de produtos.
• Calcular carga tributária: apresenta nas informações complementares da DANFE o valor aproximado de tributos dos produtos, de acordo com os percentuais informados na tabela IBPT para cada NCM.
• Atendente: disponibiliza o campo atendente na Emissão de nota fiscal.
• Calcular ST retido reembolso: informa no campo de informações complementares o valor do ST retido na compra.
• Exibir unidade / Quantidade tributável: exibe nos itens presentes na tela de emissão de NF-e, a unidade e quantidade tributável. Informação utilizada para nota de exportação.
• Venda como natureza predominante: quando a função de tipo de nota no item estiver habilitada, o sistema vai automaticamente considerar o CFOP de venda como natureza predominante na emissão da NF-e.

• • Substituição Tributária:

Caso a empresa possua inscrição estadual em outros estados, ela deverá informá-la neste campo. Esta opção é utilizada para que o emissor da NF-e efetue o pagamento da substituição tributária e DIFAL aos estados que não possuem convênio com o estado emissor, após o fechamento do mês, em uma única guia.

• • Filtro:

Informe a quantidade de dias que o sistema exibirá por padrão as notas emitidas na pesquisa. Quanto menor for a quantidade de dias, melhor para o desempenho do sistema.

• • Casas decimais:

Informe a quantidade de casas decimais para quantidade e valor que serão exibidas na tela da NF-e e DANFE. Sugerimos ao usuário que padronize esta informação para propostas, pedidos e emissão de notas fiscais.

• • Lucratividade:

Selecione as opções referente a lucratividade para a nota fiscal. Sugerimos ao usuário que padronize esta informação para propostas, pedidos e emissão de notas fiscais.

2.2. Gerar

• Opções: selecione as opções de acordo com a necessidade para emissão da nota fiscal. As opções estão alto explicativas, cabe uma observação a opção “Carregar composição total produto”, que carrega os itens da composição do produto que possua o check box de produção própria selecionado.
• Disponibilização de pedidos: selecione as situações em que os pedidos ficarão disponíveis para emissão de nota fiscal.
• Compor base cálculo Pis/Cofins: selecione as opções, de acordo com orientação da contabilidade, para composição da base de cálculo de Pis/Cofins.

2.3. NF-e

• • Tipo de Ambiente:

Selecione se a transmissão será em produção ou homologação (testes).

• • Tipo de transmissão:

• Síncrono: cada bloco de dados inclui um bloco de informação de controle (chamado flag), para que se saiba exatamente onde começa e acaba o bloco de dados e qual a sua posição na sequência de informação transmitida.
• Assíncrono: cada bloco de informação é transmitido e recebido num instante de tempo bem definido e conhecido pelo transmissor e receptor, ou seja, estes têm que estar sincronizados. Para se manter esta sincronia, é transmitido periodicamente um bloco de informação que ajuda a manter o emissor e receptor sincronizados.

• • DANFE:

• Informações complementares: selecione quais informações exibidas e impressas no campo de informações complementares.
• Canhoto: selecione o local de impressão do canhoto da DANFE: cabeçalho ou rodapé.
• Caminho/nome do arquivo da logomarca para impressão: seleção da logomarca que será impressa na DANFE.

• • Arquivo XML:

Informe o local onde o sistema deverá salvar os arquivos de remessa e retorno da transmissão da NF-e.

• • Certificado Digital:

Local onde é indicado o certificado digital será utilizado para a transmissão da NF-e.

• • Forma de emissão:

Informe a forma de emissão da DANFE: Normal, Formulário de segurança, Contingência nacional ou contingência RS. Lembrando que a contingência só pode ser ativada com a prévia autorização da Receita Federal.

• • Autorização Download NF-e:

CNPJ’s que estão autorizados a fazer downloads das notas emitidas pela empresa. Normalmente o CNPJ da contabilidade é informado neste campo.

• • Versão do Web Service:

Versão do web service para transmissão da NF-e. No momento a verão é a 4.0.

• • Opções:

• Nota de estorno: Alguns estados (ES, RR) utilizam esta opção para efetuar cancelamento de nota fiscal após as 24h de data e hora de emissão.

• • Transmissão em lote:

• Impressão DANFE: Informe quantidade de vias impressas na transmissão em lote.
• NF-e por lote: Informe a quantidade de notas enviadas em cada lote.

• • Transmissão em massa envio/impressão:

Selecione opções padrões referentes a envio e impressão da NF-e quando a mesma for transmitida em massa.

2.4. Padrão

• Código CFOP: campo destinado para informar os códigos CFOP’s padrões para emissão de notas fiscais de venda e para compra. Ao incluir uma nota fiscal o sistema irá sugerir estes CFOP’s.
• Tipo de nota fiscal: tipo de nota fiscal padrão. Ao incluir uma nota fiscal o sistema irá sugerir este tipo de nota fiscal.
• Série: informe serie de nota fiscal padrão. Ao incluir uma nota fiscal o sistema irá sugerir esta série de nota fiscal.
• Plano de contas padrão - Retenções: plano de conta padrão para cada imposto que será retido ao emitir a nota fiscal de serviço. Os valores retidos serão alocados nas respectivas contas automaticamente.
• Frete p/ conta: defina o responsável pelo frete ao incluir uma nota fiscal.
• Entrega (volumes): informe espécie e marca de volume padrão. Ao incluir uma nota fiscal o sistema irá sugerir estas informações.
• Reiniciar sequencial: número limite para emissão de nota fiscal para a série indicada. O sistema não deixará passar deste número na emissão.

2.5. Email

• Envio: Informações de e-mail e senha para envio das notas fiscais transmitidas.
• Opções de envio: selecione a opção de envio do e-mail, pelo SupraMAIS ou pelo Outlook.
• Formato: formato que o e-mail será enviado. Sugerimos o PDF anexado, pois a apresentação é mais amigável.
• Identificação do remetente: nome de remetente exibido no e-mail: Razão social ou nome fantasia, buscados da aba dados da empresa.
• Caminho de destino arquivo anexado: informe o local para onde serão exportados os arquivos gerados pelo sistema.
• Mensagem: digite mensagens padrão para serem sugeridas ao enviar a nota fiscal por e-mail: assunto, rodapé e mensagem de corpo.

2. Tipos de nota fiscal

Em Tabelas > Comercial > Tipos de Nota Fiscal, são definidas as configurações da nota fiscal.

Nesta tabela devem ser cadastradas cada Natureza da Operação com suas respectivas atribuições para faturamento, movimentação do estoque etc.

2.1. Cadastro

• Nome: definido de acordo com a operação.
• Opções:

• • Gerar faturamento: se a opção estiver marcada, ao gravar a nota será gerado um contas a receber para o cliente.

• • Solicitar senha: para gravação da nota fiscal é solicitada uma senha. O usuário precisa ter a permissão que é selecionada em Ferramentas> Usuários> Permissões> Comercial.

• • Gerar Comissão: indica que a nota fiscal deve gerar uma comissão para o vendedor indicado. Lembrando que para gerar o percentual da comissão devem ser previamente informados no cadastro do vendedor ou do produto.

• • Calcular DIFAL: Um dos parâmetros que deve estar selecionado para que haja cálculo do DIFAL na nota fiscal.

• Operação:

• • Venda: selecionado quando a finalidade da nota é a venda de mercadoria.

• • Devolução de venda: utilizado quando a nota será de devolução. Vide manual.

• • Bonificação: utilizada a nota configurada for de bonificação.

• • Outras: É utilizado para geração de nota como simples remessa, venda para entrega futura, remessa de comodato, complemento de ICMS etc. (toda operação que não se encaixa nas demais opções).

• • Importação/Exportação: opção selecionada quando a nota que será gerada por esse tipo de nota tem a finalidade de exportação e importação de mercadoria.

• Movimentação:

• • Entrada: a movimentação do estoque físico é uma entrada.

• • Saída: a movimentação do estoque físico é uma saída.

• • Sem movimentação: nota não irá movimentar o estoque.

2.2. Fiscal

• CFOP: deve-se preencher com o CFOP correspondente a operação, tanto para dentro quanto para fora do estado.

• Tipo de Operação:

• • Entrada ou saída: utilizada para definir se a movimentação do inventário será de entrada ou saída.

• • Lembrando que a definição de movimentação de inventário é realizada no cadastro do CFOP e não na opção “Outras’’, presente nessa aba. A mesma foi descontinuada.

2.3. Contas a Receber

Definição da situação do documento dos faturamentos gerados com a nota fiscal (Contas a receber).

3. Geração da Nota fiscal

A emissão da nota fiscal eletrônica é realizada através do menu Emissão NF > NF-e > Emissão:

É sugerido que toda NF-e da natureza ‘’Venda’’, seja oriunda de um pedido de venda.

3.1. Gerando NF-e de pedido

A inclusão da NF-e se da através do menu pop-up ‘’Gerar Nota Fiscal – Pedido’’ (imagem abaixo):

• • Obs.: Existe um parâmetro que torna obrigatório pedido para emissão de NF-e (Ferramentas > Configuração de Parâmetros > Emissão Nota Fiscal > Geral > Pedido Obrigatório).

• Na aba “Único Pedido” existem duas opções: digitar o número do pedido ou clicar na mãozinha para carregar todos os pedidos com situação de confirmado. Após a seleção do pedido clique em localizar. Serão apresentados os produtos do pedido na aba “Produtos”:

Marcam-se os produtos que vão compor a nota fiscal e clique em “Ok’’.

• Na aba “Agrupa Pedido” pode-se localizar todos os pedidos gerados para um cliente filtrando por data, tipo de pedido ou movimentação e permitindo a seleção de vários pedidos, de um mesmo cliente, geração da NF-e.

Após a seleção do pedido, por uma das opções acima, as informações contidas no pedido são transcritas para a janela de Emissão de Nota Fiscal (informações do cabeçalho, os produtos e as quantidades selecionadas etc.).

• • Obs.: As informações fiscais dos produtos são trazidas do cadastro de Produtos>aba fiscal, por isso a importância de um preenchimento correto e completo. Vide manual Produtos – Fiscal.

3.3. Aba Prestação de Serviço

Não é mais utilizada pois foi descontinuada pela SEFAZ.

3.4. Aba Logística

Na aba “Transportadora” são preenchidas as informações referentes a transportadora e ao frete.

Já na aba Dados da Entrega são preenchidas as informações de Volumes, valor do frete (caso tenha), as informações do endereço de entrega (caso for diferente do cadastro do cliente) e código de rastreio.

3.5. Aba Restituição ST

É preenchida automaticamente de acordo com o ST da compra e marcação de CST.

3.6. Aba Pagamento – CR

As informações contidas nessa aba são geradas apenas se no tipo de nota fiscal estiver com a opção de Gerar Faturamento selecionada.

São preenchidas de acordo com a condição de pagamento e forma de cobrança informadas no cabeçalho da nota (aba cadastro).

3.7. Aba Observação

Aba destinada as informações complementares que são apresentadas na DANFE (número do pedido, informações referentes ao pagamento, informações de impostos da nota fiscal dentre outras informações, de acordo com as orientações da contabilidade).

3.8. Aba SPED

A aba SPED é utilizada para fazer ajuste fiscal na nota depois de já gravada. E informação da situação do documento para o arquivo fiscal (autorizada, cancelada, inutilizada etc.).

3.9. Aba Follow-up (Acompanhamento)

Onde é exibido o histórico de todas as ações realizadas na nota fiscal (inclusão, alteração, pedido que originou, nota de devolução etc.).

4. Transmissão da nota fiscal

Após preenchimento e revisão das informações, clique em gravar. Para transmiti-la clique em NF-e, conforme imagem:

• Transmitir: utilizado para fazer a transmissão da NF-e para a SEFAZ.
• Consultar Situação: ao clicar nessa opção será realizada uma consulta na base de dados da SEFAZ para atualizar a situação da NF-e.
• Cancelar Nota: Caso seja necessário fazer o cancelamento da nota fiscal será aberto a seguinte tela:

Após digitar o motivo do cancelamento clique em ‘’ok’’, a mesma será cancelada.

• Carta de correção: documento fiscal que tem por objetivo corrigir erros ou informações da NF-e também conhecida como CC-e.

Lembrando que para saber quais informações da nota podem ser corrigidas pela CC-e consulte sua contabilidade.

• Inutilizar Numeração: A inutilização de numeração tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

• Formulário de Segurança: é um papel especial com certos dispositivos de segurança para emissão e impressão simultânea da nota e foi criado antes da NF-e. O mesmo, atualmente, pode ser utilizado apenas por emitentes credenciados e somente em situação de contingência.
• Enviar e-mail: O usuário tem a opção de encaminhar arquivo XML, arquivo PDF, o boleto e o rastreamento para o e-mail do destinatário e para a transportadora o arquivo PDF e XML.

• Exportar: Na opção de exportação pode-se exportar o arquivo XML e PDF da nota fiscal e da carta de correção.

4.2. Geração manual

Para gerar a nota fiscal manualmente clica-se em “Incluir” e preenche-se as informações do cabeçalho da nota fiscal bem como a inclusão dos produtos e suas quantidades. Após o preenchimento de todas as informações grava-se e realiza a transmissão como já citado acima.

5. Geração, transmissão e impressão de Notas Fiscais em massa

O sistema possui a opção de gerar, transmitir e imprimir notas fiscais eletrônicas em massa.

As ferramentas podem ser analisadas nos manuais ‘’Geração em massa’’, ‘’Transmissão e impressão em massa’’

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