Manuais/Assistência Técnica - SupraGPS
1. Apresentação
O módulo de assistência técnica, caracterizado atualmente pela janela de ordem de serviço, foi aprimorado de forma a atender com mais propriedade clientes que prestam manutenção de equipamentos.
2. Configuração
Para adequação ao novo projeto foram alteradas algumas configurações que seguem:
2.1. Parâmetro
Ferramentas > Configuração de Parâmetro: A aba Ordem de Serviço foi renomeada para Assistência Técnica. Além disso, os campos de número de livro e número de registro foram movimentados para aba “Padrão”.
Na aba “Geral” foram acrescentadas novas opções que terão o funcionamento descrito no decorrer deste documento.
Na aba “Impressão” foi acrescentado um campo para “Texto Livre Atendimento Externo”, no qual tem as mesmas funcionalidades do texto livre da ordem de serviço, funcionando como texto padrão no atendimento externo. Além deste, uma nova check-box “Nome Fantasia” que define se na visualização da impressão da ordem de serviço sairá o nome razão ou nome fantasia do cadastro do cliente.
2.2. Cadastros
Cadastro de Usuários: Ferramentas > Usuários: Acrescentada nova aba de Assistência Técnica para permissões de usuários.
Cadastro de Funcionários: Marque ‘Técnico’ caso o funcionário for um técnico da área de assistência técnica, para que possa ser informado em diversos campos no módulo de assistência técnica.
Cadastro de Equipamento: Permite a inclusão de equipamentos. Para isso, acessar o menu Cadastros > Equipamentos. É necessário, para um melhor controle do sistema, e para melhor aproveitamento, cadastrar todos equipamentos da empresa.
Obs: os campos Classificação e Marca/Fabricante dependem do cadastro em Tabelas > Controle de Estoque > Classificações ou Marca – Fabricante com a opção “Equipamento” marcada.
Cadastro de Produto: Feitas alterações no Cadastro > Produtos de modo a permitir vincular um equipamento a um produto para emissão de NFe de Produtos. Nesse caso os dados do equipamento vinculado à NFe são inseridos automaticamente no Cadastro > Cliente > aba Equipamento, incluindo a garantia inserida e o serial informado na nota. Para isso foram adicionados e reposicionados alguns campos conforme imagem abaixo.
Cadastro de Cliente: Aba equipamentos apresenta o grid de equipamentos do cliente.
Os campos de Data de Aquisição, Garantia e Próxima Manutenção são editáveis e em determinadas situações o próprio sistema fará a sobrescrita deles a partir da ordem de serviço.
Além disso, foi adicionado pop-up de histórico do Equipamento, que pode ser visualizado clicando com botão direito em cima do equipamento. Nele serão listados os serviços executados e os produtos utilizados nos reparos.
Cadastro de Serviço: Modificada tela Cadastro > Serviço com novo indicador: Habilitar assistência Técnica: determinará se será ou não disponibilizado no módulo de Assistência Técnica.
2.3. Menus
A opção Ordem de Serviço foi removida do Menu Comercial e alocada no novo menu Assistência Técnica. Nele foram disponibilizadas as janelas com as funcionalidades já existentes e também as novas telas descritas neste documento.
Além disso, o menu Tabelas > Ordem de Serviço também foi realocado e acrescentadas novas opções:
2.4. Tabelas
As tabelas ficam disponíveis em Tabelas > Assistência Técnica:
Tipos de Ordens de Serviço: Tipos de ordens de serviço, no qual se define se gerará ou não faturamento, indicador que obriga ou não o vínculo de um Orçamento à Ordem de Serviço (orçamento Obrigatório), e dois outros indicadores que concretizam ou não a ordem de serviço após a geração da Nota Fiscal de Serviço (Concretizar na Emissão de Nota Fiscal de serviço ou manualmente).
Tipos de Atendimento: Inclusão de tipos de atendimento, agora podendo reaproveitar a inclusão para ser usado tanto no atendimento externo quanto na ordem de serviço.
Tipos de Orçamento: Cadastra os tipos de Orçamentos da Assistência Técnica. Ex.: Garantia, Contrato, etc.
Situação Secundária: Determina uma segunda situação para a O.S além das situações padrões, e facilita ainda mais o controle interno, podendo o usuário incluir quantas situações de O.S desejar. Ex.: Enviado para Fábrica, Reparo em Andamento, Condenado, Serviço Executado, etc.
Aparência: Define a aparência do equipamento recebido. Ex.: Novo, Amassado, Péssimas Condições, etc.
Motivos de Execução/Não execução de Serviços: Motivos pelos quais o técnico executa ou não um serviço na ordem de serviço.
Motivos Requisição de Produto: Motivos pelos quais o técnico requisitou um produto na ordem de serviço.
Motivos de Aprovação/Reprovação de O.S. Orçamento: Insere os motivos pelos quais o cliente reprovou ou aprovou uma ordem de serviço ou um orçamento. Além disso, os dados serão usados no motivo de requisição.
3. Atendimento Externo
É comum que em determinados segmentos de assistência técnica, em geral aqueles com equipamentos de grande porte ou de funcionamento ininterrupto, que a manutenção de um equipamento deva ser realizada no local onde estiver instalado.
Para estes casos foi criada uma janela que permite inserir os dados deste atendimento externo antes e depois de a visita ser realizada por um técnico. A nova janela será exibida a partir do menu Assistência Técnica > Atendimento Externo.
Aba de Cadastro: Nesta aba são exibidas informações de cadastro da solicitação inserida no sistema e os dados acerca do atendimento externo realizado.
Situação: Exibe os indicadores de situação do atendimento:
1 - Cadastrado: situação inicial do registro que é atribuída quando o usuário grava;
2 - Agendado: situação obtida a partir da opção de "Agendar Atendimento" no menu pop-up que será detalhado a seguir;
3 - Realizado: situação obtida a partir da opção “Realizar Atendimento” no menu pop-up.
4 – O.S. Emitida: Situação Atribuída pelo sistema ao vincular o atendimento a uma ordem de serviço.
5 - Concretizado: Situação Atribuída quando a ordem de serviço vinculada ao atendimento externo é concretizada ou quando o usuário seleciona a opção "Concretizar" no menu pop-up.
6 – Cancelado: situação obtida a partir da opção “Cancelar” do pop-up.
Disponibilidade para receber o técnico: Permite informar os dias e horários em que o solicitante ou outro responsável estará disponível no local da solicitação para receber o técnico que efetuará a visita.
Técnico designado: Permite selecionar um técnico definido no cadastro de funcionários.
Detalhes da solicitação: Permite inserir texto com detalhamento da solicitação recebida, tal qual o defeito relatado ou informações acerca do serviço a ser prestado.
Aba de Atendimento: Nesta aba são dispostas as informações acerca do atendimento, mais especificamente os dados referentes à execução do atendimento, e possui os seguintes campos:
Atenção: O indicador ‘Retirado’ na imagem acima tem o objetivo de informar que o equipamento foi retirado do cliente para execução da manutenção. Nesta tela são permitidos apenas equipamentos e seriais vinculados ao cadastro do cliente.
3.1. Menu Pop-up
Como na maioria das janelas de processos do sistema, esta janela também terá um menu pop-up (botão direito do mouse) com as seguintes opções:
Dados do cliente: padrão do sistema, porém foi adicionada a aba de equipamentos do cliente, para rápida visualização, conforme ilustrado a seguir.
Análise de crédito: padrão do sistema, mas foi incluída permissão para liberar para os perfis de usuários da empresa em Ferramentas > Perfil de Usuários > Menus Pop-up > Atendimento Externo > Análise de Crédito.
Ordens de Serviço Vinculadas: Exibe as ordens de serviço que foram emitidas a partir do atendimento externo que está sendo manuseado.
Agendar Atendimento: Permite alterar a situação do atendimento para “Agendado”, os campos “Data Prevista” e “Técnico Designado” devem ser preenchidos.
Realizar Atendimento: Permite alterar a situação do atendimento para “Realizado” se os campos “Data” e “Técnico Atendimento” estiverem preenchidos na aba de atendimento.
Cancelar: Permite cancelar um atendimento externo que não será mais realizado. Esta opção somente fica habilitada se a situação for “Cadastrado” ou “Agendado”.
Concretizar: Permite alterar a situação do atendimento externo para concretizado. Esta opção somente se habilita se a situação do atendimento for “Realizado” ou “O.S. Emitida”. Alguns campos são obrigatórios estarem preenchidos para se concretizar, o sistema emitirá um alerta informando quais são esses.
Atenção: Para realizar faturamento de um atendimento externo o usuário deve gerar uma ordem de serviço.
4. Orçamento
O orçamento de Assistência Técnica tem uma tela independente para permitir a inclusão de orçamentos, de forma desvinculada da Ordem de Serviço. A nova janela foi alocada no menu “Assistência Técnica” conforme descrito no tópico de Menus.
Nº Ordem de Serviço: Campo somente leitura que é exibido quando o usuário vincula uma O.S. a partir da opção de gerar Orçamento Ordem de Serviço no menu pop-up: Gerar Orçamento O.S., sendo que, na lista somente serão exibidas ordens de serviço que ainda não estejam vinculadas a orçamentos e cujas situações sejam “Cadastrada” ou “Orçamento”.
Data: Sugerida pelo sistema como a data atual, mas pode ser alterada pelo usuário.
Tipo de orçamento: Selecionado a partir da tabela de tipos de orçamento recém-criada conforme descrito no tópico correspondente.
Situação: Terá os seguintes valores:
1- Cadastrado: Atribuído no ato da gravação do orçamento;
2- Aguarda Aprovação: Atribuído quando o usuário utiliza a opção “Aguardar Aprovação” a partir do menu.
3- Aprovado: Atribuído quando o usuário utiliza a opção “Aprovar Orçamento” a partir do menu.
Desta forma quando o usuário clicar no botão de aprovar, o sistema verifica se tem O.S. vinculada ao orçamento, e se tiver pergunta ao usuário se deseja aprovar a ordem de serviço vinculada ao orçamento. Se o usuário der uma resposta afirmativa o sistema abrirá a janela de aprovação da O.S. para que o usuário preencha os dados de aprovação.
Se o usuário alterar dados nesta janela, os mesmos além de serem atualizados na ordem de serviço, também são atualizados na janela de orçamento, ou seja, se a condição de pagamento e a forma de cobrança forem alteradas na janela abaixo, elas também são alteradas no orçamento e na ordem de serviço para que fiquem iguais.
4- Reprovado: Atribuído quando o usuário utiliza a opção “Reprovar” a partir do menu pop-up. Tem funcionamento semelhante ao da opção de aprovação, porém funciona para reprovação, ou seja, se o orçamento tiver ordem de serviço, pergunta se deseja reprovar também a ordem de serviço, atualizando os dados tanto no orçamento quanto da O.S.
Se o orçamento não tiver uma ordem de serviço vinculada, ao clicar na opção de reprovar, o sistema exibe a janela para que o usuário informe o responsável e o motivo pela reprovação do orçamento.
Cliente: Permite selecionar um cliente ou digitar o nome (quando o cliente não está cadastrado, mesmo funcionamento da proposta de venda). Ao selecionar o cliente o sistema preenche os campos de vendedor, condição de pagamento, forma de cobrança e lista de preços quando preenchidos no cadastro.
Data Contato Futuro: permite informar a data para contato com o cliente. Deve ser uma data maior ou igual à data atual.
Pop-ups Texto Inicial e Texto Final da impressão do Orçamento: Foram incluídos na tela de orçamento, as pop-ups (botão direito do mouse) texto inicial e texto Final a serem impressos na impressão do orçamento, mesmo funcionamento da proposta de venda do SupraMais.
Aba Dados Adicionais: Permite melhor gestão do orçamento.
Esta aba tem os seguintes campos:
Contrato: Permite vincular um contrato do cliente selecionado, assim como na ordem de serviço, contratos com a situação = vigente. O campo somente é exibido se o cliente tiver o módulo de Gestão de contratos (módulo adquirido à parte) no sistema.
Prazo de entrega, validade e garantia: permite informar o prazo de entrega em dias.
Impostos: permite inserir informações acerca da tributação dos produtos ou serviços oferecidos.
Observação: permite adicionar texto ou selecionar uma observação padrão (Tabelas > Observação > Padrão) a partir de menu pop-up (botão direito do mouse).
Uma vez gravado o orçamento, o mesmo poderá ser enviado por e-mail ou mesmo impresso. O formato de envio será pdf anexado.
5. Ordem de Serviço
A janela de ordem de serviço foi alterada para receber algumas novas funcionalidades, lembrando que o menu que apresentará a Ordem de Serviço passará a ser o “Assistência Técnica”, conforme já abordado no tópico Menus.
Aba Cadastro: Continuará recebendo os dados principais de identificação do cliente e do equipamento que deverá ser consertado.
Equipamento: Pode ser alimentado pela seleção de equipamento usando o botão de seleção ou digitando o nome do equipamento. Existe um parâmetro (Ferramentas > Configuração de Parâmetros > Assistência Técnica > Geral: Permitir Digitação Direta de Dados de Novo Equipamento na Ordem de Serviço) para permitir, ou não, a digitação do nome do equipamento manualmente neste campo.
A pesquisa de equipamentos foi alterada e não mais exibe somente equipamentos vinculados ao cadastro do cliente, mas permite selecionar também equipamentos que façam parte do Cadastro > Equipamentos e que ainda não estejam vinculados ao cadastro do cliente, quando a opção “Somente equipamentos vinculados ao Cliente” estiver desmarcada.
Caso o equipamento selecionado tiver prazo de garantia informado no cadastro do cliente, o campo “garantia na entrada” recém criado na aba Entrada Equipamento na ordem de serviço será preenchido. Tendo também a data de término da garantia do equipamento no cadastro do cliente, o sistema verifica ainda se a data é futura e se for exibe a mensagem “Equipamento em garantia até %data garantia%.|OK”.
Nº Serial/Identificação: serial do equipamento da O.S., já busca automático do cadastro do cliente, ou pode ser digitado.
Nº Contrato: permite selecionar o contrato de manutenção que cobre a manutenção do equipamento.
Somente são listados contratos daquele cliente e cuja situação for “vigente”. Este campo fica habilitado apenas para clientes que possuem o módulo de Gestão de Contratos.
Ao selecionar um contrato o sistema faz as seguintes validações:
- Contrato Expirado? se a data de término é anterior à data atual, sistema solicita login e senha de usuário que tenha permissão para isso (Permissão concedida em Ferramentas > Usuário > Assistência Técnica: “Selecionar Contrato Expirado”
- Itens contemplados: Se no cadastro do Contrato no SupraWeb estiver marcada a opção “Somente Equipamentos Selecionados”, o sistema verifica se o código do equipamento informado e o número serial deste equipamento informado na ordem de serviço, estão no contrato (veja o tópico de Contratos para mais detalhes). Se não encontrar uma correspondência o sistema aborta a seleção do contrato e exibe o aviso "O equipamento selecionado não é contemplado pelo contrato selecionado. |OK”
Data Início: Campo somente leitura que exibe a data de início do contrato (informado no contrato no SupraWeb)
Data Término: Campo somente leitura que exibe a data de término do contrato. (informado no contrato no SupraWeb)
5.1. Menu Pop-up
A aba de cadastro já possui um menu pop-up com diversas opções, porém foram adicionadas outras opções, conforme descrito a seguir:
Dados do cliente: Exibe a aba de equipamentos do cliente.
Análise de crédito: O pop-up de análise de crédito não passou por alteração visual, porém foi adicionado permissão em Ferramentas > Perfil de Usuário > Menu Pop-up > Ordem de Serviço > Análise de Crédito.
Dados do contrato: Quando selecionado um contrato, o sistema habilitará a opção de dados do contrato no menu pop-up, sendo necessário liberar Ferramentas > Perfil de Usuário > Menu Pop-up > Ordem de Serviço > Dados do Contrato.
Tem o seguinte layout:
Nenhum dos campos desta janela é editável, traz apenas dados do contrato que foi selecionado na ordem de serviço. Obs: Para inserir contratos, é necessário ter o módulo de Gestão de contratos.
Histórico do Equipamento: Uma vez selecionado o equipamento o sistema habilitará a opção de histórico. Neste serão exibidos os dados de manutenção, conforme ilustrado no layout. A janela é a mesma a ser exibida no Cadastro > Clientes > Equipamentos.
Gerar O.S. Atendimento Externo: Uma vez registrado um atendimento externo, o mesmo poderá ser utilizado para gerar uma ordem de serviço e por sua vez o faturamento referente ao serviço prestado, seguindo a linha de reaproveitamento de dados que existe, por exemplo, entre proposta, pedido e nota fiscal. Ao clicar neste pop-up (botão direito na tela de O.S), a janela para seleção tem o layout conforme ilustrado abaixo:
Somente serão listados atendimentos cujas situações sejam “Realizado” ou “Ordem de Serviço”.
Uma vez que o usuário selecionar o atendimento, o sistema já alimenta o grid de equipamentos. O usuário poderá selecionar apenas um equipamento do grid, pois a ordem de serviço somente aceita um equipamento.
Uma vez selecionados os dados do atendimento o sistema inicia o preenchimento da O.S. Obtidos os dados do atendimento externo o usuário pode completá-los da forma que julgar conveniente e depois gravar a ordem de serviço.
Gerar O.S. Orçamento: Será possível gerar uma ordem de serviço a partir de um orçamento, assim como é possível gerar um orçamento a partir de uma O.S. Esta opção somente ficará habilitada se a ordem de serviço ainda não tiver selecionado um atendimento externo para geração da O.S.
Quando habilitada, a opção exibirá uma lista de orçamentos para o usuário selecionar apenas um. Somente são listados orçamentos nas situações “Cadastrado”, ”Aguarda Aprovação” ou “Aprovado”.
Notas Fiscais Emitidas: Este pop-up (botão direito na tela da ordem de serviço) exibe tanto as notas fiscais dos produtos quanto as notas dos serviços emitidas através desta ordem de serviço.
Aprovar/Reprovar: A opção de aprovar ou reprovar a O.S. tem validações adicionais:
Esta opção somente ficará habilitada para usuários que tenham permissão para Aprovar/Reprovar O.S. (Ferramenta > Usuários > Assistência Técnica > Aprovar/Reprovar O.S.).
Se habilitada a opção, quando o usuário clicar, o sistema exibirá a tela de aprovação que é a mesma janela atual, porém apresentando layout ajustado conforme ilustrado.
Os elementos que são novos ou sofreram algum tipo de alteração são:
Condição de pagamento, Forma de cobrança, Campos de valor, Indicador de Situação do Orçamento: se houver orçamento vinculado, estes campos serão somente leitura (não poderão ser alterados) e serão obtidos a partir do orçamento. Motivo: permite selecionar o motivo de aprovação ou reprovação (Tabelas > Assistência Técnica > Motivos de Aprovação/Reprovação). Frete: este campo de frete é o mesmo exibido na aba de entrega da Ordem de Serviço.
Atenção: Não havendo orçamento vinculado, os campos relacionados ao orçamento nesta tela devem ser obtidos da própria O.S. e os campos passam a ser editáveis.
Se não tiver orçamento vinculado à O.S e o orçamento for obrigatório, o sistema não permitirá a aprovação. Caso houver um orçamento vinculado, e o orçamento ainda não tiver sido aprovado, solicita ao usuário que aprove antes o orçamento.
Executar: Ao clicar nesta opção o sistema efetuará a troca da situação da O.S. para executado.
Cancelar: Ao clicar nesta opção o sistema apenas pedirá confirmação do usuário para prosseguir. Esta opção somente estará habilitada se a situação da Ordem de Serviço for igual à cadastrada, orçamento ou aprovada.
Confirmar: A opção de confirmação continuará praticamente com o mesmo funcionamento, porém a alteração de alguns dados será limitada e o layout da janela também foi alterado.
Os campos novos ou que sofreram algum tipo de alteração são detalhados a seguir:
Técnico responsável: É carregado com o Técnico Responsável informado no campo de mesmo nome situado na aba Produto/Serviço da ordem de serviço. Somente lista funcionários com a marcação de técnico.
Condição de pagamento: Somente leitura, o usuário ainda pode alterar estes campos a partir da própria aba cadastro da ordem de serviço ou da janela de orçamento. Neste ponto da confirmação entende-se que já passou a fase de precificação que deve ocorrer antes ou até a aprovação da O.S.
Forma de cobrança: Somente leitura, o usuário ainda pode alterar estes campos a partir da própria aba cadastro da ordem de serviço ou da janela de orçamento. No ponto da confirmação já passou a fase de precificação que deve ocorrer antes ou até a aprovação da O.S.
Nº Orçamento: Somente leitura, exibe o número do orçamento vinculado à O.S., se este existir.
Após passar pelas validações o sistema efetuará a confirmação da O.S. de forma semelhante à atual, trocando a situação da O.S. para confirmada e gerando o financeiro, mas observando algumas novas regras.
A data de emissão do financeiro obedecerá ao novo parâmetro: Ferramentas > Configuração de Parâmetros > Assistência Técnica > Geral: Data base faturamento > “Data de Cadastro da O.S” ou “Data de Confirmação da O.S.”. Desta forma a data de vencimento das parcelas será calculado a partir da data de emissão definida, podendo começar a contar desde a emissão da O.S. (forma atual) ou a partir da confirmação da O.S. que é quando de fato o faturamento é gerado.
Concretizar~: Ao concretizar o sistema atualizará também os dados do cadastro de equipamentos do cliente. Se o equipamento da Ordem de serviço estiver vinculado ao cliente (compara Código e número serial) o sistema deve atualizará a data de próxima manutenção e a data de garantia, desde que o usuário tenha preenchido estes campos na ordem de serviço.
O campo de data de garantia na O.S. ficará na aba “Produto/serviço” e será calculado com base no prazo de garantia em dias e começa a contar da data de confirmação da ordem de serviço. O campo de próxima manutenção também se encontra na aba “Produto/Serviço”, mas é digitado diretamente pelo usuário.
Aba Entrada Equipamento: Esta aba já existia na ordem de serviço, porém sofreu algumas alterações. O layout da janela foi alterado de modo a exibir alguns campos adicionais.
Os campos que sofreram alteração ou devem ser criados são listados a seguir:
Transportadora (novo): Permite informar a transportadora que trouxe o equipamento para assistência.
Valor frete (novo): Permite informar o valor do frete referente ao transporte do equipamento, independente da forma de transporte.
Faturar na O.S. (novo): indica se o valor do frete informado neste campo deverá ser adicionado no campo de valor de frete da O.S. Se marcado, no ato da confirmação da O.S. este valor é adicionado ao valor de frete da ordem de serviço.
Botão Arquivo/Foto: permite anexar um arquivo na O.S. que pode ser a foto do equipamento. O botão é apenas um atalho para a tela de anexar arquivos que também pode ser chamado pelo ícone de anexos height="16" width="20" no topo da janela de ordem de serviço.
Garantia na Entrada (novo): exibe o prazo de garantia do equipamento. Quando o equipamento é selecionado e é encontrado no grid de equipamentos do cadastro do cliente, o sistema obtém esta data de garantia se ela estiver informada no cadastro do cliente.
Aba Produto/Serviço: Destinada aos dados de produtos e serviços da execução dos serviços. O layout não sofreu muitas alterações, ganhando apenas algumas colunas adicionais nos grids que também possuirão novas validações de dados.
Grid de serviços: O grid superior comporta a lista de serviços a serem executados na O.S. e as colunas que foram adicionadas ou sofreram algum tipo de ajuste são:
Código/Serviço: lista somente aqueles serviços que estiverem cadastrados e cujo indicador “Assistência Técnica” estiver marcado (veja cadastro de serviços). Além disso, existe em Ferramentas > Configuração de Parâmetros > Assistência Técnica > Geral > Execução de Serviços a opção “Somente Serviços do Orçamento”. Caso esteja marcada, a pesquisa de serviços relaciona apenas os dados do Orçamento que está vinculado à O.S.
Orçamento: exibe a situação do Orçamento quando existe vínculo e o item faz parte dele.
Valor unitário/Valor Total~: possuem o mesmo funcionamento atual, porém podem ser ocultadas se em Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Opções: “Exibir valor dos Produtos/Serviços na Ordem de Serviço” estiver desmarcado.
Execução: Permite ao usuário informar se o serviço foi, ou não, executado.
Motivo Execução/Não Execução: permite justificar a adição de um serviço à O.S. bem como informar o motivo de ter sido executado ou não um serviço.
Técnico Responsável: permite selecionar o técnico responsável por adicionar o serviço à O.S. ou por executá-lo, lista apenas os Funcionários que estiverem com a opção de Técnico marcada.
Pop-up do grid de serviços~:
Buscar Serviços do Orçamento: Apesar de o sistema já trazer os itens do orçamento para a O.S. quando esta é gerada, o usuário poderá ainda sim buscar os itens do orçamento (pois o mesmo pode ser alterado e sofrer adição de itens).
Buscar Serviços Solicitados: Permite buscar os serviços do grid de serviços solicitados que fica na aba de entrada do equipamento. As demais opções deste pop-up continuam inalteradas.
Grid de produtos: O grid de produtos sofreu alterações mais significativas em seu funcionamento.
Orçamento: assim como no grid de serviços exibe a situação do orçamento desde que o produto esteja contido no mesmo, do contrário fica vazia.
Requisição: exibe a situação da requisição de produtos para a O.S. Se o item já tiver sido baixado a situação exibida é “Item Baixado”.
Motivo Requisição: exibe o motivo de requisição que foi selecionado na tela de requisição de produtos.
Valor Unitário e Valor Total: quando exibidos têm o mesmo funcionamento atual, porém assim como no grid de serviço pode ser ocultado em Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Opções: “Exibir valor dos Produtos/Serviços na Ordem de Serviço”.
Pop-up do grid de produtos~:
No grid de produtos haverá somente três opções de pop-up:
Requisitar Produtos: Uma vez que o usuário clicar nesta opção o sistema abrirá a janela de requisição de produtos. O funcionamento da janela de requisição será detalhado no tópico correspondente.
Autorização de Desconto: o funcionamento principal desta opção permaneceu praticamente inalterado, porém foram adicionadas validações para sua exibição, pois somente será visível se em Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Opções: “Exibir valor dos Produtos/Serviços na Ordem de Serviço” estiver marcada.
Lotes: caso o produto tiver controle de lotes, os lotes baixados na requisição poderão ser visualizados utilizando esta pop-up.
Novos Campos e Campos Alterados: Abaixo dos grids de produtos e serviços foram adicionados alguns campos relacionados à execução da ordem de serviço:
Análise Orçamento: é o campo de previsão de orçamento que antes era alocado na aba de cadastro e serve para determinar a data prevista de elaboração do orçamento.
Duração Prevista: campo de texto que permite inserir o prazo previsto de duração do conserto do equipamento.
Prev. Término: permite informar a data de previsão de término do atendimento.
Técnico Análise/Previsão: permite selecionar o técnico responsável pela análise do equipamento ou pela execução do serviço.
Data /hora Início (Execução da tarefa): Novo campo que permite informar a data e hora em que o conserto foi ou será iniciado.
Data / Hora término: Novo campo que permite informar a data e hora em que o conserto foi ou será finalizado.
Técnico Responsável: Novo campo que permite selecionar o técnico responsável pela execução do serviço.
Próxima Manutenção: Novo campo que permite informar a data de próxima manutenção do equipamento.
Garantia: Permite informar a garantia do reparo efetuado no equipamento.
Aba Parecer Técnico: Esta aba continuou com a mesma funcionalidade atual, ou seja, um editor de texto para que o técnico adicione o seu parecer.
Aba Faturamento: Mostrará apenas um resumo do conteúdo do orçamento vinculado e da geração de faturamento correspondente à O.S.
Aba Entrega: Esta aba passou por algumas alterações para fornecer maior controle dos equipamentos que estão para ser entregues e também informações acerca do processo de entrega que já foi realizada.
Os novos campos ou campos que serão alterados são listados abaixo:
Transportadora: permite selecionar a transportadora responsável pela entrega.
Valor de frete: Este campo é o mesmo que é exibido nas janelas de aprovação e de confirmação da O.S. e recebe os dados tanto destas janelas quanto do orçamento e também pode ser editado a partir da aba de entrega.
Faturar na O.S.: Permite determinar se o valor do frete será adicionado no valor da O.S. no momento da geração do financeiro ou não.
Endereço Entrega: Permite ao usuário selecionar ou informar um endereço de entrega a partir do cadastro do cliente.
- Data previsão: é um novo campo que receberá a data de previsão de entrega do equipamento.
- Data/hora entrega: campo que já existia na aba de entrega, mas passará a ser gravado com hora.
- Nome Recebedor: permite informar o nome da pessoa que recebeu o equipamento entregue.
- Identificação: permite informar um número de documento de identificação do recebedor.
Situações da Ordem de Serviço: Além de possuir novas validações e funcionalidades, a ordem de serviço passará por algumas modificações nos indicadores de situação.
1 – Cadastrado: situação inicial ao incluir a Ordem de Serviço;
2 – Orçamento (Nova): Situação assumida quando a O.S. é gerada a partir de um orçamento que ainda não foi aprovado ou quando é gerado um orçamento a partir de uma O.S. cujo status = “Cadastrada”.
3 – Aprovada: situação após aprovação do orçamento;
4 – Reprovada: situação após a reprovação do orçamento;
5 – Executada (Nova): Situação após execução da ordem de serviço.
6 – Confirmada: Situação após confirmação da ordem de serviço.
7 – Concretizada: situação após emissão de notas de serviço e/ou produto.
8 – Cancelada (Nova): Situação após cancelamento da ordem de serviço.
5.2. Novas regras e validações para inclusão da O.S.
Cadastro de Equipamentos: além de controlar os equipamentos de forma mais eficaz o sistema também tratará de facilitar o vínculo de um equipamento a um cliente. Desta forma quando o usuário gravar a ordem de serviço o sistema verifica se o equipamento selecionado possui código, ou seja, se o mesmo faz parte do cadastro de equipamentos.
Se for um equipamento cadastrado o sistema verifica se o mesmo já está no grid de equipamentos do cadastro do cliente selecionado, verificando se o número de serial coincide, quando informado.
Se o sistema não encontrar tal equipamento no cadastro do cliente e caso o parâmetro (Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > “Atualizar lista de equipamentos do cliente a partir da ordem de serviço.”) estiver marcado o sistema irá inserir o registro do equipamento na aba de equipamentos do cliente desta O.S. Ao efetuar esta inclusão (após gravar a O.S.) é dado um aviso para o usuário “O Equipamento selecionado foi vinculado ao cadastro do cliente.OK”.
Ainda nesta tela, caso cliente utilizar a digitação manual do equipamento e se o parâmetro “Cadastrar Novos Equipamentos a partir da Ordem de Serviço” estiver marcado, sistema irá verificar se já existe um equipamento gravado no sistema com o mesmo nome, se não tiver irá inserir o novo equipamento no Cadastro > Cliente > Equipamentos.
5.3. Requisição de Produtos Para Ordem de Serviço
A requisição de produtos para a ordem de serviço passou por modificações para permitir um controle mais preciso tanto de requisições como da autorização e baixa dos itens requisitados.
A janela de requisições foi alterada e passa a ser chamada a partir do menu “Assistência Técnica” conforme ilustrado no tópico de Menus e também clicando com botão direito no grid de produtos da tela de Ordem de Serviço. Desta forma a opção “Requisição para Ordem de Serviço” que antes existia no menu Movimentações foi movida e renomeada para o menu Assistência Técnica. É importante salientar que a permissão de acesso é a mesma da opção já existente.
Uma vez que o usuário clicar na opção de requisição o sistema abrirá a janela de requisições:
Esta janela é bem semelhante à janela antiga, porém com estrutura diferente e adição de algumas funcionalidades, contendo os seguintes campos:
Grid de itens da requisição: O grid de itens da requisição agora exibe os itens que já foram requisitados para a O.S e permitirá a adição de novos itens. Com exceção da coluna de quantidade que possuirá novas validações, as outras colunas que já existiam na requisição de produtos permanecem com mesmo funcionamento, porém foram adicionadas as colunas a seguir cujo funcionamento está descrito:
- Código do produto: este campo terá uma nova validação para limitar a seleção de itens, que é a que permite selecionar apenas itens que estiverem no orçamento vinculado à ordem de serviço. Para isso, caso em Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Requisição de Produtos: “Somente itens do orçamento” estiver marcado, a seleção de produtos mostrará somente itens do orçamento vinculado.
- Valor Unitário: Esta coluna somente é exibida se Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Opções: “Exibir valor dos Produtos/Serviços na Ordem de Serviço” estiver marcado.
- Valor Total: Esta coluna somente é exibida se Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Opções: “Exibir valor dos Produtos/Serviços na Ordem de Serviço” estiver marcado.
- Motivo Requisição: permite ao usuário selecionar o motivo pelo qual um produto é requisitado. Ao clicar no botão “três pontos” o sistema abre a pesquisa de motivos de requisição (ver Tabelas).
- Autorização: Mostra a situação de autorização de requisição do item. Esta coluna somente é exibida se Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Requisição de Produtos: “Requer Autorização” estiver marcado.
Uma vez que for exibida, esta coluna poderá ser editada desde que o usuário possua permissão para autorizar a requisição (Ferramentas > Usuário > Permissões > Assistência Técnica > Aprovar/Reprovar O.S).
- Orçamento: Mostra a situação do orçamento se houver orçamento vinculado à O.S. e se o item selecionado fizer parte do orçamento.
- Quantidade: como os itens já requisitados serão exibidos no grid estes serão passíveis de alteração em determinados casos, mas haverá restrições para alteração de quantidade:
Item baixado não poderá ter sua quantidade alterada; Item já autorizado não poderá ter sua quantidade aumentada;
Além de poder ser preenchido manualmente por meio da digitação de item a item, possuirá também as opções de pop-up (botão direito na tela de requisição), com as funcionalidades:
- Buscar Produtos do Orçamento: permite buscar os itens do orçamento que ainda não estão no grid.
- Autorizar todos os itens: permite mudar o valor da coluna de autorização para todos os itens.
- Autorização de Desconto: Dar Desconto ou acréscimo no valor unitário do produto.
Situação da Requisição: A requisição de itens passará a ter novos indicadores de situação:
1. Cadastrada; 2. Baixa Parcial; 3. Baixada; 4. Autorização Parcial; 5. Não Autorizada.
5.3.1. Baixa de produtos da Requisição
Quando a baixa dos itens requisitados for feita na própria tela de requisição (Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Requisição de Produtos: Baixar Produtos Na Requisição), as baixas dos itens serão feitas no momento da gravação da requisição, mediante confirmação pelo usuário. As informações de lote e serial devem ser informadas para conclusão da baixa.
5.3.2. Estorno de Baixa de requisição
Poderá ser feito o estorno de todos os itens requisitados se o usuário clicar na opção “Estornar Baixa de Itens” no menu pop-up do cabeçalho da requisição ou em cima do item a ser estornado (neste último caso somente o item selecionado será estornado.)
5.3.3. Impressão
O botão Imprimir, adicionado na parte inferior da janela de Requisição, imprime a requisição de ordem de serviço, informando quais itens já foram ou não baixados.
5.4. Expedição de Ordem de Serviço
A baixa na Expedição - Ordem de Serviço é permitida apenas se em __Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Requisição de Produtos__ a opção “Baixar Produtos na Requisição” estiver desmarcada.
Caso em Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Requisição de Produtos a opção “Requer Autorização” estiver marcada, somente os produtos “Aprovados” aparecerão para baixa.
A funcionalidade básica da janela permanece a mesma, porém foram adicionados os controles de lote e número de série dos produtos baixados, assim como ocorre na expedição de pedidos de venda.
Nesta tela não se permite baixa parcial de um item do grid, ou seja, pode-se baixar apenas alguns itens do grid, mas a quantidade a baixar deve ser integral nos itens cuja quantidade a baixar for maior que zero.
6. Execução de Serviços
A janela “Execução de Serviços” foi modificada e pode ser chamada a partir do menu Assistência Técnica > Execução de Serviços.
Uma vez selecionada a ordem de serviço o cabeçalho é preenchido e também o grid de serviços executados e a executar.
Coluna de marcação: permite selecionar um item para que este seja executado. Uma vez marcado o item, este é adicionado no campo de código do serviço logo abaixo do grid assim como o valor unitário e quantidade, para que então o mesmo seja executado ao clicar no botão “Executar”.
7. Venda de Equipamento
Foi adicionada funcionalidade no SupraMais de modo que quando for efetuada venda de um produto para um cliente ele será adicionado em sua lista de equipamentos com os dados: Data de Aquisição, Número de Série (caso exista) e Data de Término da Garantia.
Neste caso será considerada venda de equipamento o procedimento de emissão de nota fiscal de Venda de Produtos (Comercial > Emissão Nota Fiscal), e cujo produto tiver vinculação com um equipamento cadastrado. O vínculo entre cadastro de produto e equipamento já foi descrito no tópico de Cadastros.
8. Contratos
O módulo de contratos é utilizado no SupraWEB, para ter acesso depende da contratação do Módulo de Gestão de Contratos. Para os clientes que já utilizam, foram feitas alterações para permitir a inserção de dados referentes aos contratos de assistência técnica.
O layout da tela de contratos foi alterado de acordo com a ilustração a seguir, que se resume basicamente à criação de campos para Produtos/Serviços e o de Assistência Técnica vinculados ao contrato do cliente.
Campos Produtos/Serviços: Estes grids mostram os itens que são contemplados pelo contrato.
Grid de Equipamentos~: Este grid permite selecionar os equipamentos que estão contemplados pelo contrato, mais especificamente para os casos de manutenção. Ao selecionar o equipamento o sistema preenche o número de série e deixa em branco os campos de valor contratado e observação para que o usuário preencha (preenchimento opcional).
Logo abaixo do grid de equipamentos é exibido o checkbox “Contrato válido somente para os equipamentos selecionados”, que já foi comentado nos tópicos superiores, relacionados à O.S.
9. Impressões
Os relatórios impressos a partir da janela de ordem de serviço sofreram pequenas modificações conforme será ilustrado a seguir:
Impressão da Ordem de Serviço: A opção de impressão continua sendo chamada a partir do ícone de impressora da janela de O.S., ela apresenta as seguintes opções:
height="110" width="167"|height="147" width="164"
Comprovante de Entrada: A impressão do comprovante de entrada também passou por pequenas alterações que são bem parecidas com as que foram aplicadas na impressão da ordem de serviço.
Orçamento: O orçamento de ordem de serviço tanto poderá ser impresso a partir da janela de ordem de serviço quanto da própria janela de orçamento que foi recentemente criada de forma separada da ordem de serviço. Porém a opção de pop-up de impressão do orçamento na ordem de serviço somente ficará habilitada se a ordem de serviço possuir um orçamento vinculado, do contrário a opção fica desabilitada. A impressão então fica conforme imagem:
Ficha de Execução: Esta impressão foi criada para acompanhar o equipamento quando o mesmo é encaminhado para a oficina e contém os dados mais relevantes acerca da ordem de serviço inserida no sistema.
Atendimento Externo: Como foi criada a nova janela de atendimento externo foi disponibilizada impressão com as seguintes opções:
As opções de impressão servem para exibir ou ocultar as correspondentes bandas no relatório.
Uma vez que o usuário tiver selecionado as opções de impressão deve clicar na opção de visualização para que o sistema exiba o relatório conforme ilustrado.
)))
Requisição de Produtos para Ordem de Serviço: Esta opção de impressão será fornecida a partir do botão de impressão presente na janela de requisições de produtos.
Expedição De Ordem de Serviço~: Uma vez requisitados os itens o sistema efetua a impressão da lista de itens a serem apanhados no estoque. Como se pode constatar o relatório é bem parecido com o de requisição de produtos, contando com apenas algumas alterações de colunas e regras adicionais de exibição.
Este relatório exibe apenas os itens da requisição que ainda não foram baixados. No caso em que Ferramentas > Configuração de Parâmetro > Assistência Técnica > Geral > Requisição de Produtos: Requer Autorização estiver marcado, o sistema somente exibirá itens que já tenham sido autorizados.
10. Agendamento de Atendimento Externo
10.1 Objetivo
Realizar agendamento dos atendimentos externos, e fila de prioridade de execução das ordens de serviço.
10.2 Cadastro de usuários
O usuário que for realizar os agendamentos terá uma permissão no cadastro de usuário, em Ferramentas>Usuários, na aba Permissões>Assistência Técnica.
10.3 Atendimento Externo
Para realizar os agendamentos acessar o menu Assistência Técnica>Atendimento Externo.
Na seguinte tela devemos preencher as informações do cliente, no endereço se for o mesmo do cadastro, devemos clicar em buscar Endereço, se for outro deve preencher manual.
No campo de agendamento, clicar em “Ver Agenda”
Ao abrir a tela, se já tiver algum atendimento agendado a data ficará em destaque, para realizar o agendamento preencher a data prevista, hora inicial e final, colocar o técnico e clicar em agendar.
Após clicar em agendar, na tela do Atendimento Externo, temos a aba de atendimento, nela podemos inserir o equipamento, informações sobre o deslocamento e sobre o atendimento realizado.
10.4 Agenda de Atendimentos Externos
Para consultar os agendamentos, acessar o menu Assistência Técnica>Agenda de Atendimentos.
Abrirá a janela que é composta por um pequeno calendário, campos para filtragem e a lista dos atendimentos agendados. No calendário quando houver datas em destaque é porque tem algum agendamento, se clicar em cima da data serão listados os agendamentos para aquele dia.
Ao localizar o agendamento, se clicar com o botão direito, temos as seguintes opções:
Detalhes do Atendimento: ao clicar nesta opção o sistema exibe uma janela contendo os dados resumidos do atendimento selecionado, sendo que todos os dados da janela são somente leitura e são os mesmos presentes na janela de atendimento externo.
Reagendar Atendimento: esta opção permite efetuar alteração na data de agendamento do atendimento desde que o atendimento não tenha sido realizado ainda. Por este motivo esta opção somente fica habilitada se a situação do atendimento for igual a “Agendado”.
Remover Agendamento: esta opção serve para limpar os dados de agendamento do atendimento externo. Esta opção somente fica habilitada se a situação do atendimento for “Agendado”.
Cancelar Atendimento: esta opção efetua alteração na situação do atendimento externo, colocando a situação como “Cancelado”.
Após realizar o atendimento, ficará disponível para emitir a Ordem de Serviço.
